スペブロ -Spectrum Blog-

2019.03.17

Microsoft Teams 利用方法 「 チャネル機能 」

前回は、チームの作成と管理をご案内致しましたので、実際によりコミュニケーションがしやすいように
実践編として利用方法を機能毎にご紹介していきます。

参考情報:Microsoft Teams でのチームとチャネルの概要
https://docs.microsoft.com/ja-jp/microsoftteams/teams-channels-overview


1.チャネルの作成

チャネルとは、結成したチームで、よりスムーズにコミュニケーションが取れるように、チームの下にチャネルというグループを作ることができます。業務の相談、マニュアルの保管、連絡事項、業務の変更点など、チームに必要なチャネルを【複数】作ることができ、業務がより円滑になるよう、情報共有をする場です。


(例えば)

チーム名:営業

チャネル名:

・案件共有

・販促報告 など



私の場合は、チームの配下に「Cloud Solution Provider(通称:CSP)」というマイクロソフトの
販売方法の一つのチャネルを作成し、売り方に対する情報共有をしています。

2.チャネルの機能
(1) プライバシーとメンバー確認
チームを作成する段階でチャネルのプライバシー設定を行うことができます。
前回の記事( https://pochisma.jp/blog/2019/03/21644/ ) 「チームの種類とは」をご確認ください。

プライベート
プライベートで作成されたチームにつきましては、[チームを作成] - [プライバシー] に表示されており、
チームの所有者のみがメンバーの追加を行えます。

パブリック
パブリックで作成されたチームにつきましては、組織内のユーザーが [チームを追加します] をクリックして
[候補チーム] 画面を表示した際に、公開済みのチームとして表示されるもしくは、[候補チーム] 画面の右上に
ある検索枠から検索が行える動作となります。候補チームとして表示されたパブリックのチームへは、
[チームに参加] ボタンをクリックすることにより、ユーザーが自由にチームに参加することができます。

注意 】プライバシー設定は、チャネル毎に設定できません。
チームに参加したメンバーは、チームに作成された全てのチャネルの閲覧が可能です。



(2) タブ機能
チーム名とチャネル名の下に、「会話」「ファイル」「Wiki」「+」というタブがそれぞれあります。
タブを切り替えることにより、各機能を使うことができます。

「会話」タブでは、メンバーとメッセージなどを投稿し、コミュニケーションをとる場所です。
入力フォームにメッセージなどを打ち、送信するとスレッドが立ちます。

一般チャネルでは、メッセージの他に、メンバーが追加された場合や、チャネルが作成された場合など、
アクティブな情報も流れます。



「ファイル」タブでは、頻繁に使うデータやファイルをこの場所にアップロードすると、
Teams内で共有して使用することができるようになります。

ファイルタブの新規から「フォルダー」「Word文書」「Excelスプレッドシート」「PowerPointプレゼンテーション」を新たに追加や、自身のパソコンやスマホから、写真などのデータをアップロードする事ができます。


弊社にもファイルサーバーがありますが、私は Teams の中でフォルダーを構成しチームメンバーに
いつでもどこでも確認してもらえるように、必要とする様々なファイルを共有しています。



Wiki」タブでは、Wikiタブは、ちょっとしたメモ書き、ノートとして使用、会議の議事録など、使い方は特に決まっておらず、自由に書き込みができるツールです。

ページのタイトルやセクションのタイトルを決め、内容を書き込んでください。
セクションの追加は赤丸の「+」印から、チャットは青丸のマークからできます。
なお、ここのチャットは、「会話」タブと連動していて、内容がそのまま会話タブのタイムラインに流れます。


「+」タブでは、フリーのタブです。頻繁に使うファイルやデータなどを、専用のタブとして追加できます。
「+」タブをクリックし、タブ一覧を表示させてください。

Excel
WordPDFデータなど、あらかじめファイルタブにアップロードしてあるファイルを選択します。

私は、OneNote をタブに埋め込み共有する事が多いのでご紹介します。
タブの追加からOneOnteを選び、タブ名を決めます。
チャネルメンバー全員で、閲覧・編集を行えます。


 注意 】OneNoteを共有する設定が必要です。

チームに参加したメンバーは、チームに作成されたNoteの範囲で閲覧・編集が可能です
参考情報:ノートを共有する(クラウドを利用して他人と共有する)
https://www.microsoft.com/ja-jp/office/pipc/onenote/tips01.aspx#tabs


3.チャネルの管理
「チャネルを検索」は左上の検索バーからできます。
「チャネルの追加」は右上のボタンから追加してください。 

チャネル一覧表の右端の「・・・」の項目について、順に解説していきます。

①メールアドレスを取得
メールアドレスを取得することができ、メールでもチャネルへメッセージを送ることができます。
チャネル11つにメールアドレスが作成できます。

②チャネルへのリンクを取得
チャネル11つにURLを付与できます。ダイレクトに チャネル にアクセスできるようになります。

③このチャネルを編集
チャネル名の変更、チャネルの説明の編集ができます。

④コネクタ
コネクタによって、外部のアプリと連携して、利用できるようになります。
FacebookやTwitter、Googleアナライティクスなどがあります。
追加されたアプリの情報を、チャネルでも見れるようになります。(アプリストアから取得可能です。) 

⑤このチャネルを削除
チャネルを削除すると、今までのメッセージや、アップしたファイルなど、すべてのデータが消えます。
30日以内であれば、チーム管理者は削除されたチャネルを復元できます。
「チームの管理」から、チャネルタブを選ぶと、削除済みのチャネルがあり、そこから復元は可能です。

⑥このチャネルをフォロー
チャネル名の左の「★」を押すことで、チャネルのお気に入り登録ができ、アクセスが簡単になります。
お気に入りにすることで、チャネルのフォローをすることができます。
フォローすると、そのチャネルのアクティビティをすべて把握できます。

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